Klachtenregeling

Van Welie Accountants hecht aan tevreden relaties en we werken daarom steeds aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over een van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen we u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we met u naar een passende oplossing.

Telefonisch oplossen klacht
Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak.
Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u ook contact opnemen met Gerard vanWelie.

Formele schriftelijke klachtenprocedure
Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit kan via het formulier dat u hier van onze website kunt downloaden (download klachtenformulier). U kunt het ingevulde formulier daarna verzenden ter attentie van de heer G.L. van Welie AA.
Overigens kunt u er ook voor kiezen om de klacht telefonisch door te geven aan een van onze medewerkers. Vermeld daarbij nadrukkelijk dat u de klacht wil laten behandelen via de officiële klachtenprocedure. De medewerker zal dan het klachtenformulier tijdens het telefoongesprek invullen; u ontvangt hiervan twee kopieën. We verzoeken u één  exemplaar ondertekend te retourneren.     

Verloop procedure
De gang van zaken is daarna als volgt: Gerard van Welie zal uw klacht zo spoedig behandelen en met u en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het hem/haar niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal hij in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen. In de meeste gevallen zal hij/zij ook contact met u opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd.
Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.   

Overige aspecten klachtenregeling
Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan. In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Met het indienen van uw formele klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.
 
Tot slot
Indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hiermee immers een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te minimaliseren.

We hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.

 

Klokkenluidersregeling

Van Welie Accountants hecht veel waarde aan een goede klachtenregeling. Gemelde klachten worden zorgvuldig en vertrouwelijk door ons afgehandeld. Hiermee samenhangend is van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie de mogelijkheid moeten hebben om zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde te stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem neerleggen bij de vertrouwenspersoon van Van Welie Accountants.


Gebruikte begrippen

De accountantsorganisatie  Van Welie Accountants
Medewerker Alle aan verbonden werknemers, met inbegrip van directie.
Externe derde Een natuurlijk persoon of rechtspersoon niet zijnde  of één van haar medewerkers.
Melder Een natuurlijk persoon of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
Vertrouwenspersoon Een natuurlijk persoon die door de directie van Van Welie Accountants is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. De directie van Van Welie Accountants komt niet voor deze functie in aanmerking.
(Vermeende) onregelmatigheid Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot en/of haar medewerkers in verband met:
a. een (dreigend) strafbaar feit
b. een (dreiging van) het manipuleren of vernietigen van informatie over voornoemd feit
c. een (dreiging) van bewust onjuist informeren
d. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving
e. een (dreigende) overtreding van binnen Van Welie Accountants geldende (gedrags)regels
f. een andere situatie die naar het oordeel van de melder doorgegeven moet worden aan de vertrouwenspersoon.

Melding

1. Een medewerker of een externe derde die meent dat er sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.
2. De melding kan bij voorkeur via e-mail worden verstuurd naar de vertrouwensman. Ook is het mogelijk om de melding per brief te verzenden. De adresgegevens kunt u bij ons opvragen.
3. Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan de melder. In deze bevestiging reikt de vertrouwenspersoon ook de procedure en termijn aan, die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.
4. Na uiterlijk vier weken stelt de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte van de maatregelen die zijn genomen en de verdere afhandeling van het traject. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gedaan, laat de vertrouwenspersoon dit aan de melder weten. De vertrouwenspersoon geeft daarbij tevens aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.

Afhandeling melding

1. De vertrouwenspersoon geeft de melding direct door aan de directie en de compliance officer van Van Welie Accountants. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
2. Direct na ontvangst van de melding start de compliance officer van een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid.
3. De compliance officer is bevoegd om extern (juridisch) advies in te winnen wanneer hij dit nodig acht.
4. De compliance officer rapporteert zijn bevindingen schriftelijk aan de directie. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door de directie te nemen maatregelen.
5. Op het moment dat de directie van het advies wil afwijken, bespreekt zij dit met de compliance officer.
6. Wanneer de melding de compliance officer zelf betreft, zal de directie een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.

Geheimhouding en bescherming

1. De melding vindt plaats onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dat geldt ook voor de correspondentie over en de verdere behandeling van de melding.
2. Enkel de melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
3. De directie van Van Welie Accountants garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren of de carrièremogelijkheden van de medewerker binnen Van Welie Accountants.
4. Wanneer de melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan dit de melder worden aangerekend door Van Welie Accountants.

 

Naar homepage Van Welie Accountants